Tranquilidad legal al iniciar un negocio

¿Qué aspectos considerar para lograrla? Aquí algunas recomendaciones para evitarse dolores de cabeza.

Constantemente escuchamos que tal o cual persona o empresa fue demandada por sus trabajadores o por sus clientes, o conocemos historias de negocios que tuvieron que cerrar sus puertas por un problema legal que les resultó muy costoso, o porque sus socios no se pusieron de acuerdo para resolver sus diferencias.

La mayoría de los problemas legales que le quitan el sueño a los empresarios podrían evitarse, si desde el principio los empresarios tuvieran claro qué tipo de persona es su negocio para efectos legales, definieran las reglas del juego con sus socios, y aplicaran estrategias eficaces para proteger su patrimonio y el de sus empresas, entre otros puntos que abordaremos en este artículo.

Las Leyes aplicables a un negocio son muchas, algunas de cumplimiento indispensable para iniciar operaciones, y otras de cumplimiento en el largo plazo. A continuación describiremos algunos de los principales aspectos legales que le recomendamos considerar para su negocio:

1.   ¿Qué tipo de persona será mi negocio?

Para la Ley Mexicana, existen dos tipos de personas: a) La Física y b) La Moral.

La primera es cualquier persona mayor de 18 años que puede disponer libremente de su persona y de sus bienes; la segunda, es una entidad formada por dos o más personas físicas, que persigue fines comunes y a la que la Ley le reconoce capacidad para tener derechos y obligaciones. Ejemplos de estas últimas lo son las Sociedades, los Sindicatos y las Asociaciones, entre otras.

Así, un empresario puede elegir operar su negocio siendo una persona física, caso en el cual responde directamente de la empresa con todo su patrimonio. O bien, puede elegir crear una persona moral, mediante la constitución de una Sociedad Mercantil o Civil, en donde su responsabilidad puede ser limitada dependiendo del tipo de sociedad que sea creada.

Esta elección es crucial para el éxito del negocio, ya que tiene implicaciones fiscales y legales de gran trascendencia. La experiencia nos ha demostrado que aquellos que eligen mal al inicio, con frecuencia deben enfrentar problemas operativos o incurrir en gastos adicionales en alguna etapa de desarrollo de su negocio.

Ahora bien, cada tipo de persona ofrece al empresario ventajas y desventajas distintas, por lo que copiar simplemente un modelo de estatutos o la estructura que maneje otra empresa, no es la solución.

Para elegir correctamente, le sugerimos que busque una buena asesoría, y se asegure de que su estructura, o bien, sus estatutos sociales aborden de forma clara y detallada los puntos siguientes:

  • El tipo de negocio de que se trata.
  • Si no ha iniciado operaciones, o ya las inició (aunque sea de manera informal), su tiempo de operación y las actividades que realizará o realiza.
  • La forma en que operará u opera el negocio.
  • La organización que tendrá o tiene el negocio.
  • Los planes para la empresa en el corto, mediano y largo plazo.

2.   ¿Quiénes participarán en mi negocio?

La mayoría de los empresarios que inician un negocio lo hacen con otras personas, o en alguna de las etapas integran socios al negocio o hacen alianzas comerciales. Muchas veces se trata de familiares, amigos o colegas, cuyo sueño en común los motiva a unirse al negocio.

Por desgracia, en la práctica nos hemos encontrado con negocios muy exitosos que tienen que modificar su estructura o incluso dividirse, ya que sus socios se pelearon o ya no tienen intereses comunes. Esto se convierte en un problema cuando las reglas entre los socios no estaban claras, y el proceso de separación se convierte en un auténtico divorcio.  Por ello, es recomendable que las reglas entre los socios (más aún si son familiares) estén claras desde el principio de la asociación.

Una forma de regular estas relaciones es en la constitución de la Sociedad. En este sentido, es muy frecuente en nuestro país constituir sociedades solamente dándoles a los Notarios o Corredores Públicos un mínimo de datos para que éstos preparen la escritura de nuestra empresa, dejándoles a ellos la redacción total de la misma.

Esto es un  error ya que sólo quien va a operar la Sociedad conoce sus necesidades y es capaz de proveer información adecuada y precisa sobre el negocio, que convierta a los Estatutos Sociales en auténticas armas para que la empresa realice las actividades que tiene previstas.

Otra forma de normar estas relaciones es mediante un acuerdo privado con sus socios o alianzas, en donde se definan las reglas que aplicarán entre ustedes para la operación normal de la empresa y en caso de surjan diferencias.

Para cualquiera de las formas que adopte con sus socios, es de vital importancia que queden muy claros temas como:

  • Tipo de sociedad o asociación.
  • Denominación social.
  • Objeto de la sociedad.
  • ¿Cuál será la inversión de los socios? ¿Quién pone qué? ¿De qué tipo de aportación se trata? Reglas para el retiro de aportaciones.
  • ¿Cómo se regularán las aportaciones futuras?
  • Monto e integración del capital social (los mínimos varían según el tipo de sociedad de que se trate).
  • Tipos de acciones que se emitirán y formas de transmisión de las mismas. Derechos y obligaciones de los socios.
  • Reglas sobre aumentos y disminuciones de capital.
  • ¿Cuál será la regulación de la empresa? ¿Cómo se tomarán las decisiones administrativas, operativas y de desarrollo del negocio?
  • Decisiones cotidianas
  • Decisiones significativas
  • ¿Cómo podrá disponerse de los activos de la empresa?
  • Presupuestos / Planes de negocios, Aprobación y Desviaciones permitidas
  • Selección de funcionarios, outsourcing y plantilla laboral
  • Facultades y poderes que serán otorgados.
  • Transacciones comerciales.
  • Políticas y Procedimientos de la empresa.
  • Protección de los activos de la empresa.
  • ¿Cómo serán distribuidos los beneficios y las utilidades?
  • Terminación y desacuerdos: ¿Cómo disolver la sociedad?  Es necesario definir el mecanismo para salir de la Sociedad.

Un contrato privado que indique claramente estos aspectos le evitará muchos dolores de cabeza cuando el idilio con sus socios termine.

3.   ¿Cómo protejo los elementos más importantes de mi negocio?

Por otra parte, los activos de un negocio son los elementos que dan valor al mismo. Una PYME sin trabajadores, sin una cartera confiable de proveedores, sin clientes satisfechos, o sin un lugar en el cual operar, difícilmente tendrá éxito.

Más aún, estos activos son producto de su esfuerzo, son su patrimonio y probablemente también el de su familia. Es por ello que su protección legal es fundamental para garantizar la permanencia de su negocio y su tranquilidad. Pero, ¿Cómo proteger todo esto?

Trabajadores

Los trabajadores son parte fundamental en una empresa. La cultura laboral en nuestro país se ha ido modificando, y aunque aún hay un enorme camino por recorrer, no hay duda de que las relaciones laborales equitativas son la mejor fórmula para las empresas.

La mejor forma de iniciar es con un buen contrato laboral (adecuado para cada tipo de trabajador que tenga la empresa) y diseñando una estrategia legal que brinde seguridad jurídica tanto a los trabajadores como al empresario. Con adecuados procesos en esta materia, se evitará tener que estar indemnizando a malos trabajadores, y los buenos trabajadores tendrán garantizado un lugar en su empresa.

Proveedores y  Clientes

Cobrarles a clientes morosos, o perseguir interminablemente a proveedores incumplidos no debe ser una de las actividades principales de su negocio. Tampoco se trata de que indefenso vea cómo sus excelentes proveedores o alianzas comerciales ahora se van sin más ni más con su competencia. Lamentablemente, muchos empresarios tienen que lidiar con estos temas ante la falta de documentos y contratos legalmente viables, que les permitan recuperar más rápidamente sus pagos, o exigir eficazmente a sus proveedores el cumplimiento de sus compromisos.

Una vez más los contratos privados, así como documentos comerciales hechos a su medida, se convierten en excelentes herramientas para estos fines. No importa de qué tamaño es el negocio que inicia o tiene, éste tema también debe estar en su lista de consideraciones.

Inmuebles

Hay un sinnúmero de empresarios que habiendo celebrado un contrato de arrendamiento, o habiendo adquirido un inmueble se encuentran con la novedad de que no pueden usarlo como querían porque el local o la oficina en cuestión no cuentan con las autorizaciones que requerían para funcionar como tales. Incluso están aquellos que inician sus operaciones felices de la vida, y a los pocos días son clausurados.

Y aunque la mayor parte de los inmuebles pueden ser puestos en orden (salvo que tengan restricciones en el uso de suelo insalvables), esto le implicará gastos adicionales, así como retrasos en su negocio.

Para evitar estas contingencias, nuestra recomendación es que revise con detalle los documentos que le entregue el vendedor o el arrendador, y le sugerimos por lo menos asegurarse de que:

a)    Quien le vende o le arrienda es el propietario del inmueble o la persona legalmente autorizada para ello.

b)    El uso de suelo del inmueble es adecuado para su giro de negocio, y que no tendrá limitaciones para usarlo como lo tiene previsto.

c)     Los impuestos y servicios del inmueble se encuentran al corriente de pago.

d)    El inmueble no es objeto de hipoteca o algún otro gravamen que limite su uso.

e)    Y finalmente, si el inmueble es parte de un Condominio, deberá conocer el Reglamento del mismo y las reglas y restricciones a que estará sujeto.

Propiedad Industrial.

Existen muchos negocios que ya tienen posicionados sus productos o servicios bajo un nombre, o bien sus clientes ya los identifican plenamente con ciertos logotipos o nombres; es entonces cuando hablamos de propiedad industrial.

Las modalidades de propiedad industrial más comúnmente empleadas al inicio de un negocio son las marcas y las patentes, que en muchos casos, pueden alcanzar un valor económico enorme. Pero ¿qué son?

Una marca es un nombre, término, símbolo, diseño o cualquier signo visible o bien una combinación de ellos que sirva para distinguir un producto o un servicio de otros de su misma clase o especie. Mientras que una patente se refiere a una invención, es decir, toda creación humana que transforma la materia o la energía, para el aprovechamiento del hombre y satisfacer sus necesidades.

No es necesario que en todo inicio de un negocio se registre una marca o se obtenga una patente. Cada negocio irá mostrando sus necesidades en este ámbito. Sin embargo, le recomendamos que desde el inicio de su negocio tenga claro qué tipo de derechos de propiedad industrial (marcas, patentes, avisos comerciales, nombres comerciales, diseños industriales, etcétera) tendrán relación directa con su empresa, y qué estrategias implementará para que estén protegidas oportunamente.

En resumen, le invitamos a analizar detalladamente su idea de negocio, o tal vez ese negocio que ya ha puesto en marcha:

¿Sabe qué tipo de persona es su negocio y lo opera como tal?

¿Están claramente definidas las reglas del juego que aplicarán en sus relaciones con sus socios y alianzas? y

¿Está debidamente protegido su patrimonio?

Si su respuesta a todos estos cuestionamientos es SI, entonces permanezca tranquilo, y disfrute de su negocio.


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Somos una empresa mexicana con una gran experiencia en la implementación de soluciones empresariales, que diseñamos a la medida de nuestros clientes, otorgándoles la tranquilidad y protección que les ha permitido consolidarse, logrando un excelente desarrollo en el crecimiento de sus empresas o negocios.
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